Biểu đồ xương cá là một ý tưởng mà Ishikawa Kaoru đã đưa ra lần đầu tiên vào năm 1960. Thông thường, biểu đồ này được áp dụng trong việc phân tích nguyên nhân gốc rễ để giải quyết các vấn đề trong quản lý chất lượng hoặc phát triển sản phẩm. Nó cũng được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, kinh doanh và giáo dục. Để tìm hiểu cụ thể hơn về biểu đồ xương cá, mời bạn cùng VanHoc.net tham khảo ngay bài viết này nhé!
1. Biểu đồ xương cá là gì?
Biểu đồ xương cá còn được biết đến với tên gọi “Fishbone Diagram” hoặc “Ishikawa Diagram”, là một công cụ phân tích và trình bày dữ liệu được dùng để phát hiện và định rõ nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề cụ thể. Nó lấy cảm hứng từ hình dạng của xương cá, với một trục chính đại diện cho vấn đề chính, trong khi các nhánh của xương cá biểu thị cho các yếu tố tiềm ẩn gây ra vấn đề.
Trên biểu đồ, vấn đề cần giải quyết được đặt ở phần đầu của trục chính. Các nhánh xương cá, xuất phát từ trục chính, thể hiện các yếu tố có thể góp phần tới vấn đề. Thường thì những yếu tố này được phân loại thành các danh mục chung như “Người”, “Quy trình”, “Máy móc”, “Vật liệu”, “Môi trường”, và “Quản lý”, tùy thuộc vào bối cảnh cụ thể của vấn đề.
Các phần cấu thành của biểu đồ xương cá:
- Nguyên nhân chính (dây xương): Đây là trung tâm của biểu đồ xương cá, thể hiện vấn đề cần giải quyết. Thường thì nguyên nhân chính được đặt ở phía bên phải của dây xương.
- Nhóm nguyên nhân phụ (nhánh): Nhánh là các phần mở rộng từ dây xương, đại diện cho các nhóm nguyên nhân phụ gây ra vấn đề chính. Các nhóm nguyên nhân phụ được vẽ bên trái của dây xương và kết nối với nó qua các đường nối ngắn.
- Các yếu tố ảnh hưởng (hạt xương): Đây là các phần nhỏ nhất trong biểu đồ xương cá, biểu thị cho các yếu tố cụ thể ảnh hưởng đến nhóm nguyên nhân phụ. Các yếu tố ảnh hưởng được vẽ như các hạt xương nhỏ nằm trên các nhánh.
2. Mục đích của biểu đồ xương cá
Biểu đồ xương cá đóng vai trò quan trọng là công cụ hữu ích cho bất kỳ ai muốn giải quyết vấn đề một cách trực quan và tận gốc. Mục tiêu chính của biểu đồ này bao gồm:
Giải quyết vấn đề trực quan: Biểu đồ xương cá giúp trực quan hóa vấn đề, khác biệt so với việc sử dụng danh sách hoặc bảng tính thông thường. Điều này cho phép mở rộng sơ đồ để bao quát nhiều thuộc tính và nguyên nhân gốc rễ mà không bị áp đặt bởi số lượng lớn các vấn đề cơ bản. Đồng thời, cấu trúc của biểu đồ cho phép kết hợp cả các yếu tố nội và ngoại vi trong quá trình phân tích.
Giải quyết nguyên nhân gốc rễ: Biểu đồ xương cá tập trung vào việc xác định nguyên nhân gốc rễ thay vì chỉ điều trị các triệu chứng. Thường, các cuộc họp hoặc phiên tư duy tập trung vào việc giải quyết các triệu chứng của vấn đề mà không tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ. Sơ đồ xương cá cố gắng xác định nguyên nhân gốc rễ để phân tích toàn diện và giải quyết vấn đề mà không bỏ qua các triệu chứng.
Hỗ trợ trực quan, dễ trình bày: Mục tiêu quan trọng khi sử dụng biểu đồ xương cá là giải thích cấu trúc phức tạp này cho lãnh đạo và nhận được sự hỗ trợ của họ. Bố cục của biểu đồ là công cụ trực quan tuyệt vời để minh họa cách giải quyết từng nguyên nhân gốc rễ trong quá trình xử lý vấn đề chính.
Định hướng tư duy và hợp tác: Biểu đồ xương cá định hướng tư duy, khuyến khích phản biện và hợp tác khi giải quyết vấn đề. Thông qua việc thúc đẩy sự trao đổi ý kiến và đóng góp từ các thành viên, nó tạo ra một môi trường có sự đồng thuận, tương tác và đa dạng các giải pháp để giải quyết vấn đề.
Áp dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: Biểu đồ xương cá được sử dụng hiệu quả trong nhiều lĩnh vực khác nhau như sản xuất, quản lý dự án, quản lý chất lượng, giáo dục, y tế,… để giải quyết vấn đề một cách tối ưu nhất.
3. Các loại biểu đồ xương cá phổ biến
Biểu đồ xương cá 6 M
Mỗi “xương” hoặc “xương sườn” trong sơ đồ kinh điển của Ishikawa biểu thị một vấn đề liên quan đến kiểm soát chất lượng và có thể được miêu tả thông qua sáu yếu tố “M”, giúp xác định và khắc phục các lỗi hoặc lỗi tiềm ẩn. Đó bao gồm:
- Menpower (Nhân lực): Trình độ đào tạo, kỹ năng và thái độ của nhân viên hoặc công nhân.
- Machine (Máy móc): Bảo trì máy móc, việc cập nhật công nghệ nếu cần thiết.
- Material (Vật liệu): Chất lượng và quản lý nguyên vật liệu, việc kiểm tra đánh giá kích cỡ và số lượng đã đặt hàng.
- Measurement (Đo lường): Độ chính xác và phương pháp kiểm tra, cần điều chỉnh hay không.
- Mother Nature (Mẹ thiên nhiên): Yếu tố môi trường khó kiểm soát nhưng có thể có biện pháp an toàn và bảo hiểm để đối phó.
- Methods (Phương pháp): Hiệu suất của quy trình sản xuất, những vấn đề cổ chai hoặc phức tạp có thể gây lỗi.
Biểu đồ xương cá 8 P
Tương tự như sơ đồ 6P cổ điển, một biến thể tổ chức thông tin thành tám loại khác nhau được liệt kê dưới đây:
- Procedure (Thủ tục): Các hướng dẫn cụ thể được áp dụng để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc nhất định.
- Politics (Chính sách): Quy tắc nội bộ quy định cách thức thực hiện và mức độ tuân thủ của chúng.
- Place (Địa điểm): Nơi diễn ra sự kiện, khả năng sử dụng các địa điểm khác và ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện tại những địa điểm này.
- Product (Sản phẩm): Sản phẩm được sản xuất, lý do sản xuất và khả năng sản xuất các sản phẩm khác.
- People (Con người): Những người tham gia vào quy trình và việc loại bỏ một cách không chính xác.
- Process (Quy trình): Các bước cụ thể của quy trình và mức độ tuân thủ của chúng.
- Price (Giá): Các yếu tố tài chính đầu vào và đầu ra của quy trình.
- Promotion (Quảng cáo): Chiến lược giới thiệu sản phẩm ra thị trường và các phương thức truyền đạt lợi ích của sản phẩm.
Biểu đồ xương cá 4 chữ S
Biểu đồ xương cá 4 chữ S ít có xương hoặc xương sườn hơn do nó chỉ chia các hạng mục thành bốn phần. Sơ đồ này thích hợp hơn cho ngành dịch vụ vì nó loại bỏ các danh mục không cần thiết khi xem xét một sản phẩm hoặc quy trình sản xuất.
- Supplier (Nhà cung cấp): Người chúng ta phụ thuộc để cung cấp hàng hóa và những yêu cầu gì chúng ta có đối với bên thứ ba này?
- System (Hệ thống): Các quy trình tổng thể nào được sử dụng và làm thế nào để cải thiện hoặc thay đổi chúng để phục vụ khách hàng tốt hơn?
- Surrounding (Môi trường xung quanh): Khách hàng trải nghiệm như thế nào khi tương tác với doanh nghiệp của chúng ta và những tác động của hoàn cảnh gần khu vực hoạt động của chúng ta đối với cách chúng ta làm việc?
- Skills (Kỹ năng): Kỹ năng mà chúng ta có, những kỹ năng mà chúng ta cần, và những yêu cầu mà khách hàng đặt ra mà chúng ta cần phải phát triển.
4. Cách triển khai vẽ biểu đồ xương cá
- Bước 1: Xác định vấn đề
Bước khởi đầu quan trọng trong quá trình nghiên cứu và giải quyết vấn đề là xác định chính xác vấn đề đang diễn ra. Để giải quyết nó, việc sử dụng 5W1H (What, Who, When, Where, Why, How) để trả lời các câu hỏi là cực kỳ quan trọng: vấn đề là gì, ai liên quan đến nó, khi nào nó xảy ra, nó xảy ra ở đâu, tại sao nó xảy ra, và nó xảy ra như thế nào. Một cách tiếp cận có thể là viết vấn đề cụ thể vào phần bên phải của tờ giấy và sau đó vẽ một đường ngang chia tờ giấy thành hai phần, tạo thành phần đầu và xương sống của một biểu đồ xương cá.
Ví dụ, nếu như chúng ta giả định rằng một trang web có tỷ lệ thoát cao. Khi xem xét dữ liệu, vấn đề lớn nhất được ghi nhận là tốc độ tải trang trên điện thoại rất chậm. Trong cuộc thảo luận của đội ngũ Marketing, mọi người nhất trí rằng đây là chỉ số chính cần được cải thiện. Mục tiêu cụ thể ở đây được đặt ra là tăng tốc độ tải trang trên thiết bị di động lên mức 1,5s. Khi vấn đề được xác định rõ ràng và cụ thể như vậy, việc xác định nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
- Bước 2: Xác định nhân tố gây ảnh hưởng
Đối với mỗi yếu tố, hãy tạo ra các nhánh cụ thể trong biểu đồ xương cá. Trong sơ đồ xương cá 6M, có thể liệt kê các yếu tố ảnh hưởng bao gồm: vật liệu, máy móc, con người, quy trình/phương pháp, môi trường, và đo lường. Nếu làm việc theo nhóm, hãy sử dụng kỹ thuật Brainstorming để tìm ra các giải pháp thích hợp. Bằng việc xác định các nhóm nguyên nhân cơ bản, chúng ta có thể tiếp cận vấn đề một cách có hệ thống.
- Bước 3: Xác định nguyên nhân của vấn đề
Materials (Vật liệu):
- Quá trình thử nghiệm và xử lý nguyên vật liệu có được thực hiện đúng cách hay không?
- Chất lượng của nguyên vật liệu được đảm bảo không?
- Quy trình mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đã được xác minh chưa?
- Có sẵn nguyên vật liệu thay thế nếu cần không?
Manpower (Nhân lực):
- Nhân viên có đủ kinh nghiệm và năng lực để thực hiện nhiệm vụ không?
- Nhân viên đã được đào tạo chính xác để tham gia vào quy trình sản xuất chưa?
- Nhân viên có đầy đủ chế độ và bảo hiểm không?
- Có tình trạng quá tải công việc đối với nhân viên/công nhân không?
- Nhân viên có những bất mãn nào với nhiệm vụ hiện tại không?
Mother nature (Môi trường):
- Sự biến đổi của nhiệt độ, độ ẩm, tiếng ồn, ánh sáng,… có ảnh hưởng đến quy trình sản xuất không?
- Các yếu tố môi trường liên quan đến quá trình sản xuất có đáp ứng đủ tiêu chuẩn không?
- Người lao động có bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường không?
Machines (Máy móc):
- Cài đặt và vận hành máy móc đã đúng chưa?
- Máy móc được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ chưa?
- Việc vận hành máy móc có ảnh hưởng gì đến người lao động và môi trường không?
- Máy móc đã đạt đến giới hạn và hiệu suất sử dụng của nó chưa?
- Có sự hỏng hóc nào không được bảo trì không?
Methods (Phương pháp):
- Các phương pháp mới đã được kiểm định kết quả hay chưa?
- Công nhân có đủ trang thiết bị để vận hành quy trình một cách trơn tru không?
- Phương pháp có được cập nhật và cải tiến liên tục không?
Measurement (Đo lường):
- Môi trường có ảnh hưởng đến độ chính xác của việc đo lường không?
- Việc đo lường và đánh giá đã bao gồm đầy đủ các tiêu chuẩn cần thiết chưa?
- Việc đo lường này có đạt độ chính xác 100% không?
- Bước 4: Phân tích và hoạch định hướng giải quyết
Ở giai đoạn này, chúng ta đã hoàn thiện một biểu đồ xương cá chi tiết, đưa ra cái nhìn rõ ràng về các nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Bằng cách áp dụng phương pháp 5W1H, chúng ta có thể tiến hành điều tra sâu hơn về vấn đề và kiểm tra các nguyên nhân tiềm ẩn mà có thể gây ra vấn đề một cách gián tiếp.
5. Một vài mẹo giúp triển khai biểu đồ xương cá dễ dàng
Hình thành một nhóm đa dạng để thực hiện nhiệm vụ tạo biểu đồ xương cá. Bổ sung thành viên từ nhiều lĩnh vực liên quan, bất kể trực tiếp hay gián tiếp.
Hiểu rõ về các loại nguyên nhân chính. 6 Ms là một điểm khởi đầu tốt và có thể bao gồm nhiều nguyên nhân, nhưng hãy đảm bảo bạn có sự hiểu biết chi tiết hơn khi điền thông tin vào biểu đồ của mình.
Áp dụng kỹ thuật “5 Whys” khi phân tích biểu đồ xương cá. Hỏi “tại sao?” sẽ giúp phát hiện nguyên nhân gốc rễ một cách nhanh chóng hơn.
Cân nhắc sử dụng kỹ thuật đa quan điểm để giúp xác định nguyên nhân gốc rễ từ ý tưởng của mọi người. Điều này có thể bao gồm việc mỗi thành viên trong nhóm xác định ba nguyên nhân gốc rễ hàng đầu của họ.
Xem xét các nguyên nhân từ góc độ kỹ thuật và kết quả khác nếu vấn đề của bạn trở nên quá phức tạp đối với biểu đồ xương cá. Nếu biểu đồ của bạn trở nên lộn xộn và khó hiểu, có thể là lúc xem xét một công cụ phân tích nguyên nhân gốc rễ khác.
Vậy là VanHoc.net đã cùng bạn tìm hiểu về biểu đồ xương cá là gì và các bước triển khai một mô hình xương cá cơ bản. Hãy tiếp tục nghiên cứu sâu hơn các yếu tố thuộc 6 Ms, thường thì nguyên nhân cơ bản sẽ phát sinh từ một trong 6 yếu tố này. Nếu bạn cảm thấy quan tâm đến các chủ đề tương tự, hãy ghé thăm Blog của VanHoc.net để khám phá thêm nhiều nội dung chất lượng và thú vị hơn!
